¿Por dónde empezar a planificar un evento en Melbourne?
¡Esta pregunta requeriría más de una publicación para responderla! Para los fines de esta publicación, me centraré en eventos privados en lugar de corporativos y los reduciré a 6 pasos clave.
- Visión: ¡todo comienza con una visión! Un sueño que se irá concretando con las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el propósito del evento?
- ¿Cuando se celebrará?
- ¿Donde se realizará?
- ¿Qué pasará en el evento?
- ¿Cuántas personas asistirán?
- ¿Hay algún tema o combinación de colores en particular que te gustaría utilizar?
- ¿Qué vas a manejar y qué vas a externalizar?
- Crear un presupuesto
A algunos de nosotros no nos gusta hablar de dinero, pero este será un factor a tener en cuenta en cualquier decisión que se tome. Algunos resultados del evento pueden ser más importantes para ti personalmente que otros y, por lo tanto, es posible que quieras asignar más fondos para ello, ya sea para la decoración, el entretenimiento, el catering o la fotografía. Algunos servicios o cosas costarán más o menos de lo que crees, por lo que tu presupuesto debe ser un documento o una aplicación a la que puedas acceder con frecuencia, consultar y ajustar si es necesario.
- Elija una fecha y hora
Empieza con algunas fechas que te resulten más convenientes. Ten también algunas fechas alternativas disponibles en caso de que tu fecha ideal no esté disponible en el lugar o surja algo que no estés considerando y que genere un conflicto.
- Ubicación
La idea que tengas de la lista de invitados te dará una idea de lo grande que debe ser el lugar para atender a todos. Si estás pensando en organizar el catering de tu evento en casa y tu espacio lo permite, esto te dará cierta flexibilidad. Si necesitas hacer una reserva, este es uno de los primeros pasos que debes dar lo antes posible por dos razones: i) para maximizar tus posibilidades de conseguir el lugar de tu preferencia, ii) esto puede afectar la forma en que tus otros proveedores deben trabajar. Si ya tienes un lugar en mente, genial, si no, Internet y las redes sociales son excelentes lugares para comenzar, pero mientras estás buscando, asegúrate de leer las reseñas que han escrito otros clientes. Esto te dará una idea rápida del lugar y su cultura.
Cuando se comunique con los lugares, tenga en cuenta esta lista de preguntas:
- ¿Cuántas personas puede albergar el lugar?
- ¿El lugar se adapta al estilo de tu evento?
- ¿Qué servicios se prestan por el alquiler que estás pagando?
- ¿Existe un requisito de gasto mínimo por persona? (¡Esto podría reventar tu presupuesto!)
- ¿El lugar permite la presencia de vendedores externos? (Si es así, ¿existen reglas y requisitos que deben cumplir?)
- ¿Cuál es el horario de “entrada” (preparación) y “salida” (recogida) más temprano que deben tener los proveedores para trabajar?
En Fairytale Balloons hemos trabajado con muchos lugares antes de empezar, desde cadenas internacionales como Westin, hoteles Intercontinental, lugares icónicos de Melbourne como Crown y Melbourne Old Goal hasta bares boutique como 'Speak Easy' y 'Aunty Kim's'. Las políticas y reglas sobre la configuración pueden ser muy diferentes entre los diferentes lugares, lo que genera desafíos para los proveedores y el anfitrión. Cuanto antes conozcan todas las partes los requisitos, más fácil será planificar.
- Lista de invitados
¿Cuáles son sus "imprescindibles", "necesarios" y "reservables si el presupuesto y el espacio lo permiten"? Escríbalos todos en la lista.
Envíe las invitaciones tan pronto como haya asegurado la fecha y el lugar.
- Vendedores
¿Qué más habrá en la fiesta que deba coordinarse? ¿Habrá un DJ? ¿Piensas poner un fondo para las fotos? ¿Vendrá un fotógrafo profesional? ¿Piensas instalar accesorios, decoraciones, globos o borlas? ¿El lugar tiene instrucciones sobre lo que deben tener en cuenta al realizar sus tareas? Reserva estas actividades con anticipación para obtener tus primeras preferencias y ajustar tu presupuesto en consecuencia si es necesario.
Disfruta de tu evento
Planificar un evento puede ser abrumador y, sin importar lo bien que lo planifiques, aún pueden ocurrir incidentes inesperados de último momento. Por ejemplo, un invitado que cancela en el último minuto, un proveedor que no entrega lo que esperabas, comida que uno de tus invitados no puede comer, etc. Nuestra sugerencia es que tengas en cuenta los contratiempos y no permitas que te arruinen el día. Comenzaste a formar tu visión para tu evento con la intención de que te brindara alegría a ti y a tus invitados. Asegúrate de que esto sea algo que tu evento sí traiga recuerdos durante todo el evento y después.
Esta foto es de Westin Melbourne. Hace poco hicimos una exhibición de globos para nuestro 60. ° cumpleaños. Es un lugar impresionante con su interior y tiene una gran cultura que trabajará contigo y a tu alrededor para facilitar la planificación y coordinación de tu evento. Su actitud y disposición para ayudar se podían sentir en todos los equipos y en todos los niveles.
¡Espero que esta guía te ayude a empezar! Si tienes alguna sugerencia, házmelo saber en los comentarios a continuación.